Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat, która znacząco wpłynie na sposób wystawiania i obiegu faktur w firmach. Nowe rozwiązanie, wprowadzane etapowo od 2026 roku, zakłada obowiązkowe korzystanie z centralnego systemu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko zmiany technologiczne, ale także konieczność dostosowania procesów księgowych i organizacyjnych. KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie rozliczeń oraz zwiększenie kontroli nad obiegiem dokumentów, jednak dla wielu firm stanowi również istotne wyzwanie wdrożeniowe.
O tym jak przebiega wprowadzenie KSeF w Planta sp. z o.o., o wyzwaniach, transformacji i zmianach, które ze tym idą opowiada Agnieszka Lisak-Dryla główna księgowa – prokurent w firmie Planta sp. z o.o.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to dla naszej firmy, Planta Sp. z o.o., nie tylko zmiana techniczna, ale moment transformacji całego procesu fakturowania. Jako główna księgowa odpowiadam za proces wdrożenia od początku i chciałabym podzielić się moimi spostrzeżeniami z branżą ogrodniczą, która w wielu aspektach ma specyficzne potrzeby i wyzwania.
Jakie są pierwsze wrażenia po wdrożeniu KSeF – czy proces był skomplikowany?
Mogę powiedzieć, że wdrożenie KSeF w naszej firmie przebiega wieloetapowo, ale zdecydowanie nie jest skomplikowanym procesem. Realizujemy go w ścisłej współpracy między naszym działem IT oraz działem księgowym, co okazuje się kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia.
Przygotowania trwają już kilka miesięcy. Przede wszystkim mój zespół oraz osoby odpowiadające za obsługę KSeF przeszły dedykowane szkolenia, które okazały się niezwykle wartościowe. Wiedza zdobyta podczas szkoleń wyeliminowała strach i niepewność – kiedy pracownicy rozumieją system i jego logikę, wdrożenie staje się procesem naturalnym, a nie dramatycznym skokiem w nieznane.
Równolegle zespół IT przygotował odpowiednie integracje systemów oraz przeprowadzał testy. Dział księgowy z kolei opracowuje nowe procedury obiegu dokumentów i jasno definiujemy role poszczególnych osób. Ta współpraca dział IT – dział księgowy okazuje się rozwiązaniem optymalnym pozwalającym na uniknięcie zbędnego zamieszania.
Moje pierwsze wrażenia: KSeF nie budzi przerażenia, wręcz przeciwnie – jesteśmy otwarci na nowe rozwiązania. Widać w systemie logikę i dbałość o bezpieczeństwo danych. Jest to naturalny krok cyfryzacji administracji skarbowej, a dla nas – realna możliwość uproszczenia codziennej pracy.
Jakie zmiany w codziennej pracy księgowości wprowadził KSeF?
Wdrożenie KSEF to nie tylko zmiana w pracy naszego działu księgowego – to transformacja całej organizacji. Wiele firm popełnia błąd traktując KSeF wyłącznie jako wyzwanie techniczne lub podatkowo-księgowe. W praktyce to projekt organizacyjny, który wymaga zaangażowania zarządu, działów sprzedaży, zakupów, IT. U nas w Planta Sp. z o.o. szybko zrozumieliśmy, że zmiana świadomości pracowników na temat znaczenia e-faktur jest kluczowa. Każdy pracownik, od osoby wystawiającej fakturę do kierownika projektu, musi rozumieć, dlaczego dokumenty muszą być kompletne i prawidłowo ustrukturyzowane.
Zmiany są znaczące, ale przede wszystkim ułatwiające prace. Mogę je opisać od strony faktur zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych.
Po stronie faktur sprzedażowych
Wszyscy nasi klienci od 1 kwietnia 2026 otrzymają faktury „na bieżąco” – będą one dostępne w systemie KSEF natychmiast po ich wystawieniu i przesłaniu na platformę. To eliminuje tradycyjny obieg faktur mailowych, gdzie mogło dojść do zagubienia lub opóźnienia. Nasi kontrahenci nie będą musieli czekać na przesyłkę mailową – wszystko będzie w centralnym systemie, dostępne z każdego miejsca, o każdej porze.
Po stronie faktur zakupowych
Sytuacja z przychodzącymi fakturami od dostawców (od 1 luty od dostawców dużych, od 1 kwietnia pozostałych) ulegnie diametralnemu uproszczeniu. Każdą fakturę od dostawcy będziemy mogli wizualizować bezpośrednio w systemie KSeF. Nie będziemy czekać na maila, nie będziemy musieli ręcznie pobierać załącznika – wszystkie dane zaczytują się automatycznie do naszego systemu księgowego bez zbędnego wklepywania. To rozwiązanie redukuje błędy i przyspiesza proces księgowania. (…) całość przeczytasz w Biznesie Ogrodniczym
