Już od tego roku, w związku ze zmianami przepisów dotyczących używania kas fiskalnych, niektóre podmioty gospodarcze muszą korzystać z tzw. kas online. Wyjaśniamy czym wyróżniają się te urządzenia oraz kiedy obowiązek wymiany kas dotknie przedsiębiorców niewymienionych w nowelizacji ustawy, czyli m.in. firmy z branży ogrodniczej. Podpowiadamy także, na co należy zwrócić uwagę przy kontroli z urzędu skarbowego
Tekst: Patryk Pawłowski
Wymiana urządzeń fiskalnych, będących dotąd w użyciu (kas z kopią papierową lub elektroniczną), na nowe (tzw. kasy online) będzie przebiegała stopniowo. Ustawodawca przewidział trzy terminy ich obowiązkowej wymiany:
1 stycznia 2020 r. – dotyczy podmiotów gospodarczych świadczących usługi takie jak: naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, naprawy regeneracji i wymiany opon, a także sprzedaż paliw,
1 lipca 2020 r. – dotyczy podmiotów świadczących usługi gastronomiczne oraz hotelarskie,
1 stycznia 2021 r. – dotyczy kosmetyczek, fryzjerów, lekarzy, prawników, a także podmiotów z branży budowlanej oraz fitness.
Pozostałe podmioty, które nie zostały ujęte w wyliczeniu, będą wymieniały swoje urządzenia sukcesywnie, w miarę wyczerpywania się pamięci kas starego typu – od 1 października 2018 r. nie jest już możliwa wymiana pamięci w kasach z kopią papierową i elektroniczną, sprzedaż kas z kopią papierową zakończyła się w sierpniu ubiegłego roku, a kas z kopią elektroniczną będzie możliwa do końca 2022 r.
Oznacza to, że chociaż wymóg wymiany kasy fiskalnej na kasę online w przypadku sklepu ogrodniczego nie jest jak na razie ustawowo obwarowany datą, to właściciele tych placówek po zapełnieniu pamięci używanych obecnie urządzeń będą musieli zaopatrzyć się w kasy nowego typu, żeby kontynuować swoje działalności.
Warto odpowiednio zaplanować termin takiej wymiany. Ponieważ właściciele sklepów ogrodniczych nie zostali zobowiązani do wymiany kasy w określonym terminie, nie mogą liczyć na ulgi przy zakupie nowego urządzenia, nie mogą też odliczyć jego ceny od podatku. Z wymianą kasy zatem nie należy się spieszyć – pozwoli to zoptymalizować koszty. Skoro ustawodawca nie określił wyraźniej daty, umożliwiając nam tym samym pracę na starej kasie aż do momentu wyczerpania się jej pamięci, to warto z tego skorzystać. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy należy spodziewać się wyczerpania pamięci w starej kasie fiskalnej i być gotowym na jej wymianę dokładnie w tym momencie.
Co nowego przyniosą kasy online?
Chociaż oba typy urządzeń będą wyglądać podobnie ani nie zmieni się ich zasadnicza funkcja (ewidencjonowanie sprzedaży), to pomiędzy kasami fiskalnymi stosowanymi obecnie a ich nową generacją – kasami fiskalnymi online – będą istotne różnice. Przede wszystkim kasa online będzie miała możliwość połączenia się z Centralnym Rejestrem Kas – za pomocą sieci teleinformatycznej lub połączenia internetowego. Połączenie z repozytorium będzie wymogiem wprowadzonym ustawą nowelizującą ustawę o podatku VAT. Ponadto kasy fiskalne online:
będą generować e-paragony – obok paragonów w formie tradycyjnych wydruków,
będą posiadać obowiązkowo elektroniczną kopię paragonu,
będą uzyskiwać numer ewidencyjny automatycznie podczas nawiązania pierwszego połączenia z repozytorium – właściciel kasy będzie zwolniony z obowiązku zgłaszania danych dotyczących kasy w urzędzie skarbowym,
zostaną wyposażone w pamięć fiskalną o znacznie większej pojemności niż kasy stosowane obecnie,
będą posiadać funkcje charakterystyczne dla najnowocześniejszych obecnie urządzeń fiskalnych na rynku, takich jak interfejsy komunikacyjne do terminali płatniczych itp.
Podsumowanie
Obowiązek wymiany kasy fiskalnej to zatem nie tylko uciążliwość – te nowego typu będą przyjaźniejsze w obsłudze oraz lepiej zsynchronizowane z nowoczesnymi urządzeniami fiskalnymi. Będą też część obowiązków wykonywać automatycznie dzięki możliwości nawiązania połączenia z Krajowym Rejestrem Kas. Należy jednak dobrze przygotować się do takiego zakupu, planując zarówno jego czas, jak i zapoznając się odpowiednio wcześniej z ofertą firm oferujących takie urządzenia.
